Analyse komplexer Management-Situationen: was und wie viel braucht’s?

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Im Management-Alltag meiner Kunden tauchen oft folgende Fragen auf: Wie viel Analyse braucht’s, damit in komplexen Management-Situationen richtig entschieden werden kann? Und was soll dabei in den Fokus genommen werden? Wie kann verhindert werden, dass zu viel Aufwand betrieben wird? Wie können Quick-and-Dirty-Analysen vermieden werden? Ich möchte Ihnen in den folgenden Beiträgen zeigen, wie man auf diese Fragen zuverlässige Antworten findet.

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Bevor zum Beispiel entschieden wird, einen zusätzlichen Markt zu erobern, ein neues Produkt zu entwickeln oder eine neue HRM-Strategie einzuführen, müssen fundierte Abklärungen erfolgen, auf deren Basis dann der Entscheid gefällt werden kann. So oder ähnlich steht’s zumindest in den einschlägigen Theoriebüchern. Allerdings zeigt die Praxis, dass die Ressourcen dazu oft beschränkt sind. Daher muss ein Mittelweg zwischen Paralysis by Analysis und Extinction by Instinct gefunden werden. Aus diesem Grund, empfehle ich meinen Kunden jeweils, zunächst einen klaren Analyseauftrag zu definieren (auch wenn man die Analyse selbst durchführt). Dieser gleicht einem Projektauftrag. Er formuliert die genaue Aufgabe der Analyse. Zudem definiert er deren sachliche, zeitliche und soziale Dimensionen. Beim Ausarbeiten eines solchen Auftrags kann wie folgt vorgegangen werden:

1. Die genaue Aufgabe der Analyse festlegen.

Was sind Sinn und Zweck der Analyse? Welche Aufgaben soll die Analyse konkret erfüllen? Und welche nicht?

Praxistipp: Fragen Sie sich bei den im Folgenden beschriebenen Arbeitsschritten immer auch, was tatsächlich nötig ist, um die Aufgaben der Analyse zu erfüllen. Und worauf verzichtet werden kann.

2. Die sachliche Dimension der Analyse definieren.

Was soll in den Fokus der Analyse kommen? Also zum Beispiel welche Marktsegmente, Anspruchsgruppen oder Organisationseinheiten? Welche „Flughöhe“ ist nötig, um die Aufgabe der Analyse zu erfüllen? Was liegt ausserhalb des Fokus‘ der Analyse?

Praxistipps: Meist ist es sinnvoll, auch das jeweils bedeutsame Umfeld in den Fokus der Analyse einzubeziehen. Bei einer Organisationseinheit können das beispielsweise die wichtigsten Anspruchsgruppen und –personen sowie die wesentlichsten Schnittstellen sein. Legen Sie unbedingt auch den erwarteten Detaillierungsgrad fest.

3. Die zeitliche Dimension der Analyse bestimmen.

Bis wann muss die Analyse erstellt werden? Soll eine Momentaufnahme gemacht werden? Oder geht es darum, vergangene Entwicklungen zu berücksichtigen? Wie weit soll die Analyse zurückreichen? Oder ist ein Blick in die Zukunft gefragt? (Puristen würden hier wohl von Prognose statt von Analyse sprechen…) Und wenn ja: wie viele Monate oder Jahre soll dieser umfassen?

Praxistipps: Der Blick in die Vergangenheit kann zum Beispiel dann hilfreich sein, wenn es darum geht, aus Erfolgen oder Misserfolgen zu lernen. Aus vergangenen Entwicklungen auf die Zukunft zu schliessen (Stichwort „Extrapolation“) kann aber gerade in dynamischen Zeiten ziemlich riskant sein. Beim Blick in die Zukunft kann die Szenario- oder Road-Mapping-Technik helfen. Meine Artikel zu diesen Themen finden Sie » hier. 

4. Die soziale Dimension der Analyse festhalten.

Wer ist das Zielpublikum der Analyse? Wer soll daran beteiligt werden? Wer kann welches Knowhow beisteuern? Muss externe Unterstützung organisiert werden? In welcher Form soll die Analyse kommuniziert werden (Management Summary? Vollständiger Bericht? PowerPoint?). Werden Zwischenberichte erwartet?

Praxistipps: Es ist hilfreich, jene, die mit den Ergebnissen der Analyse arbeiten werden, frühzeitig einzubeziehen. Was benötigen sie konkret? Können sie daran mitarbeiten? Komplexere Management-Entscheidungen sollten in der Regel mit Vertretern unterschiedlicher Fachrichtungen vorbereitet werden. Damit kann sichergestellt werden, dass unterschiedliche Perspektiven beim Analysieren zur Anwendung gelangen. Beachten Sie auch die persönlichen Interessen der Beteiligten.

Liebe Leserin, lieber Leser, wird bei Ihnen schon mit Analyseaufträgen gearbeitet? Liesse sich in dieser Hinsicht allenfalls etwas optimieren?

In meinem nächsten Beitrag möchte ich auf weitere Faktoren eingehen, die die Qualität von und den Aufwand mit Analysen beeinflussen. Natürlich möchte ich Ihnen auch zeigen, wie Sie diese Faktoren in Ihrer Praxis managen können.

2017-12-14T16:36:52+00:00 Von |Analyse, Entscheidungen, Komplexität, VUCA|

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